[共有階層]そのレコードへのアクセス権付与状態を一発で簡単把握！

Salesforceでは「アクセス権設定」が柔軟に設定できるため、時には混乱を招きます。

特に「アクセス権がないはずのレコードをユーザが表示できてしまう」時、
その理由を調べるには多くの推測と調査を伴うことがあります。

そんな時に使用したいのが「共有階層」ボタンです。
そのレコードへのアクセス権保持ユーザーと付与理由は「共有階層」から簡単に一覧化出来ます。

＃レコードのアクセス権
＃レコードに誰がアクセスできるか
＃Salesforce アクセス権 付与 理由
＃Salesforce record sharing hierarchy

Salesforceの「共有階層」ボタンとは

Summer’21（2021年6月）にリリースされたSalesforceの機能です。
IdeaExchangeでユーザ投票で36,660ポイントを獲得しリリースされたので、ユーザ待望の機能だったと言えるでしょう。

・SF社公式ブログ：Salesforce Admin Blog — “Learn MOAR in Summer ’21 with Record Sharing Updates”
https://admin.salesforce.com/blog/2021/learn-moar-in-summer-21-with-record-sharing

・特徴
各レコードのアクションボタンとして配置でき、
「そのレコードへのアクセス権を持つユーザーとそのアクセス権付与理由」を
一覧で確認に確認できるという有能機能です。

使用できるオブジェクト

2025年9月時点では下記Salesforceオブジェクトでのみ使用可能です。

・リード
・取引先
・取引先責任者
・商談
・ケース
・カスタムオブジェクト

✅「誰に」「なぜ」レコードアクセス権が付与されているか確認

そのレコードに何らかのアクセス権を持つユーザ一覧が表示されます。

表示リンクを押すと、下記のようにアクセス権が付与された理由が確認出来ます。

“アクセス権の理由”に表示される理由の読み解き

上記のように”表示”リンクからそのユーザにアクセス権付与されている理由が確認できます。
理由表示の表現が分かりづらい場合は下記でSalesforceのアクセス権の説明を確認できます。

理由表示	説明
取引先のゲスト共有ルール	ゲストユーザーは、管理者によって作成された取引先のゲストユーザー共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
取引先の共有ルール	ユーザーは、管理者によって作成された取引先の共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
取引先の共有	ユーザーに、関連取引先の [共有] ボタンを使用してアクセス権が与えられました。
取引先チーム	ユーザーは、取引先チームのメンバーです。
取引先テリトリー	取引先は、ユーザーがアクセス権を持つテリトリーに割り当てられています。
管理者	ユーザーは、「すべてのデータの編集」または「すべてのデータの参照」管理者権限、あるいは「すべてのレコードの編集」または「すべてのレコードの参照」オブジェクト権限を持っています。
納入商品のゲスト共有ルール	ゲストユーザーは、管理者によって作成された納入商品のゲストユーザー共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
納入商品の共有ルール	ユーザーは、管理者によって作成された納入商品の共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
関連付けられたゲストユーザー共有	ゲストユーザーは、取引先に関連付けられたレコードへの共有アクセス権を持っています。ユーザーが所有または共有アクセス権を付与されている関連レコードを表示するには、リンクをクリックします。
関連ポータルユーザーまたはロール	ポータルユーザー、サイトユーザー、またはポータル/サイトユーザーのロールより上のすべてのロールは、そのポータル/サイトユーザーが取引先責任者である取引先へのアクセス権を持っています。
関連するレコード所有者または共有	ユーザーは、取引先責任者または取引先に関連付けられた取引先責任者を所有、または共有アクセス権を付与されています。ユーザーが所有または共有アクセス権を付与されている関連レコードを表示するには、リンクをクリックします。
関連するレコードの共有	ユーザーは、大規模 Experience Cloud サイトユーザーによって所有されている取引先に関連付けられている取引先責任者または契約に対するアクセス権を持つ共有グループのメンバーです。
キャンペーンのゲスト共有ルール	ゲストユーザーは、管理者によって作成されたキャンペーンのゲストユーザー共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
キャンペーンの共有ルール	ユーザーは、管理者によって作成されたキャンペーンの共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
ケースのゲスト共有ルール	ゲストユーザーは、管理者によって作成されたケースのゲストユーザー共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
ケースの共有ルール	ユーザーは、管理者によって作成されたケースの共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
取引先責任者のゲスト共有ルール	ゲストユーザーは、管理者によって作成された取引先責任者のゲストユーザー共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
取引先責任者の共有ルール	ユーザーは、管理者によって作成された取引先責任者の共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
グループメンバー	マネージャーグループやマネージャーの下位グループなどのグループを介してアクセス権を持つユーザーです。
個人のゲスト共有ルール	ゲストユーザーは、管理者によって作成された個人のゲストユーザー共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
個人の共有ルール	ユーザーは、管理者によって作成された個人の共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
リードのゲスト共有ルール	ゲストユーザーは、管理者によって作成されたリードのゲストユーザー共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
リードの共有ルール	ユーザーは、管理者によって作成されたリードの共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
テリトリーメンバーのマネージャー	ユーザーには、取引先が関連付けられたテリトリーに割り当てられている、ロール階層上の部下がいます。
共有の直接設定	ユーザーは、レコードの [共有] ボタンを使用して付与されたアクセス権を持ちます。
手動によるテリトリー共有	取引先は、ユーザーがアクセス権を持つテリトリーに手動で割り当てられています。
商談のゲスト共有ルール	ゲストユーザーは、管理者によって作成された商談のゲストユーザー共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
商談の共有ルール	ユーザーは、管理者によって作成された商談の共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
注文のゲスト共有ルール	ゲストユーザーは、管理者によって作成された注文のゲストユーザー共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
注文の共有ルール	ユーザーは、管理者によって作成された注文の共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
所有者	ユーザーはレコードを所有しています。あるいは、ユーザーは、レコードを所有するキューのメンバーであるか、ロール階層でキューのメンバーよりも上位に位置しています。
ポータルの共有グループ	ユーザーは、大規模 Experience Cloud サイトユーザーによって所有されているレコードへのアクセス権を持つ共有グループのメンバーです。
関連ポータルユーザー	ポータルユーザーまたはサイトユーザーは、ケースの取引先責任者です。
所有者または共有ユーザー (ポータルのみ) より上のロール	ユーザーのロールは、所有権または共有に基づくレコードへのアクセス権を持つポータルユーザーまたはサイトユーザーのロールより上位です。
営業チーム	ユーザーは、営業チームのメンバーです。
ユーザーの共有ルール	ユーザーは、管理者によって作成されたユーザーの共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
ユーザーのゲスト共有ルール	ゲストユーザーは、管理者によって作成されたユーザーのゲストユーザー共有ルールに基づいたアクセス権を持っています。
すべての売上予測権限の参照	売上予測ユーザーには「すべての売上予測の参照」権限があります。

Salesforce外部ユーザへのアクセス権表示

「共有階層」　ボタンは内部ユーザに対するアクセス権を一覧化するものなので、
ExperienceCloudなど外部ユーザに対するアクセス権は一覧表示されないようです。

トラブルシュート①：「共有階層」ボタンがレコードに表示されない

他のボタンと同様に「共有階層」ボタンはページに配置しないと表示されません。

A：動的アクションを使用しているオブジェクト
Lightningページで強調表示パネルにボタンが配置されていることを確認

B：動的アクションを使用してないオブジェクト
ページレイアウトの「SalesforceモバイルおよびLightning Experienceのアクション」にボタンが配置されていることを確認

・レコードの所有者
・システム管理者
・ロール階層で所有者より上の階層に属するユーザー
のみが、共有階層ボタンを表示できます。

システム管理者以外でも上記を満たしていれば、共有階層ボタンは表示できアクセス権一覧を確認できるようです。

トラブルシュート②：「共有階層」ボタンは表示されるがアクセス権保持ユーザが誰も表示されない

レコードの共有階層ボタンは表示されるので押してみても、下記のようにユーザが1名も表示されないことがあります。

そのオブジェクトが組織の共有設定で下記の状態の場合、ボタンは表示されません。
・ユーザが表示されない共有設定状態①
[公開/参照のみ] や [公開/参照・更新可能] に設定されている場合
→全ユーザにアクセス権があるためここには個別のユーザは表示されないということです。

・ユーザが表示されない共有設定状態②
[親レコードに連動]に設定されている場合
→主従関係で主レコードにアクセス権が連動するため、従レコードのアクセス権状態は主レコードの「共有設定」ボタンで確認しましょう。

※従レコードのアクセス権は下記で細かく調査しました。

主従の従レコードアクセス権：主へ単純連動するだけじゃない

主従関係では主の権限が従に必ず引き継がれる？いいえ、その思い込みは事故に繋がります。正確に把握しておきましょう。

sfdctechsite.com

2024.08.17

共有設定で[非公開]に設定したオブジェクトは,
ベースのアクセス権が全ユーザに付与される訳ではないため、アクセス権を持つユーザが一覧表示されます。

⚠️「共有階層」ボタンは完全ではない

共有階層ボタンは有用な機能ですが完全ではありません。
下記のSF社ヘルプサイトに記載がある通り、
「制限ルール」を適用することでアクセス権が除外されたユーザも、
共有階層ボタンでのアクセス権付与ユーザ一覧に表示されることがある
ので注意です。

 制限ルールをサポートするエディションでは、制限ルールのためにアクセスできないユーザーがこのリストに含まれる可能性があります。

・SF社：Lightning Experience でのレコードへのアクセス権があるユーザーの表示
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=platform.viewing_which_users_have_access_lex.htm&type=5